資料庫補充資料及範例
為方便讀者閱讀各種數據,以下的補充資料及範例將會說明資料庫所採用的格式及原則。
時間部份
1. 日期將會以兩種格式呈現,分別是「年號、農曆月、農曆日」和「公曆」,並以中央研究院計算中心兩千年中西曆轉換工具 (http://sinocal.sinica.edu.tw/),將有關資訊組織為「年-月-日」格式。
2. 皇帝年號的略語陳列如下:
     Latter Jin Dynasty 後金朝
     Nurhaci 努爾哈赤      TM (Tianming) 天命
     Hong Taiji 皇太極      TC (Tiancong) 天聰

     Qing Dynasty 清朝
     Hong Taiji 皇太極      CD (Chongde) 崇德
     Shunzhi 順治      SZ
     Kangxi 康熙      KX
     Yongzheng 雍正      YZ
     Qianlong 乾隆      QL
     Jiaqing 嘉慶      JQ
     Daoguang 道光      DG
     Xianfeng 咸豐      XF
     Tongzhi 同治      TZ
     Guangxu 光緒      GX
     Xuantong 宣統      XT

3. 如中國日子沒有明確的日子,將自動把公曆日子顯示為該月的第一天。
人與群體部份
1. 由於各種史料因書寫、漢滿翻譯等原因,記載相同人物或群體活動時,其所用的詞彙或有明顯差異,為確保資料庫的一致性,故資料庫均一率採用學界常用詞彙,因而部份詞彙與史料記載或有出入。為方便研究人員使用,資料庫備有「資料庫常用詞彙表」,羅列資料庫所採用的詞彙及其他對應的記載及詞彙。
2. 部份人物及群體的背景資料或因時間及資料紀錄而有所不同 (例如:有頭目可能同時標記來自「黑龍江」或「東海地方」),研究人員已嘗試整合,但礙於資料所限,部份相近的人物及群體名稱則保留各種差異,由讀者自行判定。
3. 以下為資料庫中文名字與群體展示時的英文排序標準範例。
中文名字 English Name 格 式
黑龍江將軍薩布素 Heilongjiang general Sabsu Place + Title + Personal Name
華勒台甲喇 Hūwarantai jalan Tribe or Place Name + Military or Social Unit
巴牙喇部落虎爾噶 Hūrgan of the Bayara tribe Personal Name of the Tribe Name tribe
使犬部落頭目替爾庫 Dog-rearing tribal chieftain Tirku Tribe Name tribal chieftain Personal Name
費雅喀地方頭目伊得圖魯 Chieftain Yidetulu from Fiyaka Chieftain Personal Name from Place
黑龍江索倫部落博穆博果爾 Bomboger of the Solon tribe from Heilongjiang Personal Name of the Tribe Name tribe from Place
黑龍江地方納爾開 Narkai from Heilongjiang Personal Name from Place
杜爾伯特部落達爾漢貝勒阿都齊使臣根車布 Gancebu, envoy of Aduci Darhan beile of the Dörbet tribe Personal Name, envoy of Personal Name Title of the Tribe Name tribe
黑龍江薩哈爾察部落頭目費揚古 Sahalca tribal chieftain Fiyanggū from Heilongjiang Tribe Name tribal chieftain Personal Name from Place

4. 滿人姓名會根據穆麟德轉譯系統 (Möllendorff system of transcribing Manchu language) 將其滿文姓名轉譯為拉丁字母或按漢語拼音方法從中文轉譯為拉丁字母 (以“xxxx”表示之),群體名字則以傳統的英語學術方式表示。
物品部份
1. 物品中的數字為未知時,會以「零」標示。另外,如該物品有特別的計算單位,將會於物品旁 (xxxx) 表達,如:松子 (斤)、靴 (對)。
2. 資料庫以詞彙統一為大原則,故不同的史料或出現同義字詞,均選採用學界常用詞彙,具體情況可參考 資料庫常用詞彙表
3. 中文-英文-滿州文 詞彙對照表 所見的滿文定義,以羅傑瑞 (Jerry Norman) 的簡易滿英詞典 (A Concise Manchu-English Lexicon) (西雅圖:華盛頓大學出版社,1978年) 作解釋。
資料部份
1. 引用的傳統史料會以「卷:頁」格式,根據線裝書的單面分為a、b面。
2. 各種現代書籍及檔案匯編的中文部份以《人文中國學報》之格式引用。
3. 各種現代書籍及檔案匯編的英文部份以《芝加哥格式手冊》(Chicago Manual of Style)之格式引用。